Wie oft passiert es, dass man gemeinsam mit anderen einen Text schreiben muss?
Das kann der neue Vorstellungstext für die Website eurer Agentur oder ein Blog-Beitrag, der schnell online gehen soll, sein. Man schreibt den ersten Entwurf, schickt ihn per Mail an die Kollegen, die ihn lesen, korrigieren, ergänzen und zurückschicken. Je mehr Leute in die Textarbeit involviert sind, desto länger dauert dieses Hin und Her.
Grade in der Entwurfphase möchte man frei sein und alle möglichen Kombinationen ausprobieren, um den passenden Stil zu finden. Es ist wie ein Brainstorming, das nicht immer bei einem Kaffee im Konferenzraum stattfinden kann und deswegen einen virtuellen Raum finden muss.
Blogger, Online Redakteure und Content Manager kennen das Problem sehr gut und könnten uns bestimmt tausende Strategien empfehlen. Geteilte Dropbox-Ordner Evernote-Projekte und Projektmanagement Software helfen auf jeden Fall dabei, sind aber manchmal zu komplex für die Arbeit am Smartphone. Grade wenn man keinen Laptop oder Tablet dabei hat, muss man den Prozess mit dem Handy mitverfolgen, wodurch die Bearbeitung kompliziert wird.
Persönlich habe einen Laptop aber kein Tablet. Wenn ich in der Bahn sitze, mit dem Auto bei Freunden mitfahre oder am Flughafen warte, habe ich nicht immer meinen Laptop dabei (im Urlaub arbeitet man nicht!) oder ich möchte ihn nicht für 2 Minuten einschalten. Es sind aber grade diese Momente, in den ich – wie viele – Ideen habe, die ich schnell notieren und an meine Kollegen schicken möchte, ohne Email-Verkehr zu generieren oder eine externe Software aufzurufen.
In meiner Recherche nach einer Texteditor – App für Smartphone bin ich glücklicherweise auf Quip gestoßen.
Das Tool
Mit einem sehr sauberen Layout bietet Quip sich als Texteditor- App an, die man im Rahmen einer Arbeitsgruppe benutzen kann. Dokumente und Ordner können geteilt und Texte zusammen entworfen werden.
Nicht nur Texte
Quip kombiniert Dokumente und Nachrichten in einem einzigen Thread von Aktualisierungen. Diskussionen und das Editing können gleichzeitig und am gleichem Ort stattfinden. Das heißt, dass das Hin und Her zwischen Text und Chat nicht mehr nötig ist und natürlich, dass alle Beteiligten sehr viel Zeit sparen. Es muss aber nicht unbedingt ein Text sein. Checklisten und Aufgabenlisten können auch mit Quip erstellt, in der Gruppe diskutiert und letztendlich erledigt werden.
Transparenz
Die so genannten Diffs (Visuelle Darstellungen), helfen eine gewisse Transparenz zu erreichen und melden alle Änderungen an alle Co-Autoren. Somit haben alle einen Überblick und können mit dem neusten Entwurf weiterarbeiten. Zusätzlich werden alle Nutzer über die Anwesenheit der Anderen informiert. Auch von wem ein Kommentar oder eine Änderung gemacht wurde, wird angezeigt, genau wie in einem offline Brainstorming.
Immer und von Überall
Wie alle Cloud-basierten Apps und Softwares, ist Quip vom Laptop, iPhone und Tablet aus benutzbar. Online oder offline können immer alle gespeicherten Dokumente weiter bearbeitet werden. Alle neuen Informationen werden synchronisiert, sobald man wieder online ist.
Vor zwei Wochen saß ich im Auto auf dem Weg nach Berlin, weil ich Freunde aus meinem Studium besuchen wollte. Meinen Laptop hatte ich natürlich nicht dabei, musste aber plötzlich einen Text fertig stellen, den ich vorher schon angefangen hatte zu schreiben. Ich hätte natürlich warten und bei meinen Freunden alles fertig machen können. Aber natürlich war es besser, alles im Auto hinzukriegen… So habe ich Quip entdeckt. Nachdem ich den Text in der App eingefügt hatte, konnte ich ihn in Ruhe bearbeiten und musste in Berlin nur noch kleine Anpassungen vornehmen. Perfekt, oder?
Autorin : Francesca Pegoraro